社内システムの作り方から開発の流れまで完全解説

本記事では社内システムの作り方を詳しく解説します。
この記事を読めば、社内システム開発の全体像を把握でき導入のステップが明確になるので、ぜひ最後までご覧ください。

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【重要】8割のケースでは「ノーコード開発」を利用すべし

ノーコードとは「コードを書かずともホームページやシステム開発ができる画期的なサービス」のことを言います。

ノーコードによって社内システムを開発すると、下記3つのメリットがあります。

社内システムの8割はノーコードでも十分に開発可能であるため、最初はコストを削減できるノーコードで開発可能か検討するのがおすすめです。

»関連記事：【完全解説】ノーコードとは？デメリットや限界、アプリ事例まで徹底解説！

社内システムの作り方3選

【作り方①】開発会社に依頼する

開発会社に依頼して社内システムを作成する方法は、最も高品質な仕上がりを期待できる選択肢です。専門知識を持つプロが設計から開発、導入サポートまで担当するため、社内に開発スキルがない場合にも安心して任せられます。

開発会社に依頼する際には、まず自社の要望や課題を整理しておくことが重要です。具体的なニーズを共有することで、開発会社も適切な提案を行いやすくなります。また、依頼する会社によってはカスタマイズの範囲や対応が異なるため、複数社に見積もりを依頼して比較検討すると良いでしょう。

メリット	デメリット
最も高品質な仕上がりが期待できる 設計、開発、導入サポートまでトータルで任せられる アフターサポートが受けられるため、運用後のフォローも安心	費用が高額になりがち 開発期間が長期化する可能性がある 開発会社に依存するため、仕様変更が発生するとコストや時間がかかる

【作り方②】パッケージを用いて開発する

パッケージソフトを用いた社内システムの構築は、既存の製品を利用して比較的短期間で導入できる方法です。この方法は、自社のニーズに合う既製品が存在する場合に特に有効です。必要な機能がすでに揃っているため、導入までのステップが簡略化されます。

パッケージには、さまざまな業界や業務に特化したものが提供されており、業務の標準化が進んでいる企業にとってはメリットが大きいです。ただし、カスタマイズ性が限られている場合が多いため、自社特有の業務フローに対応しきれない可能性があります。

メリット	デメリット
導入コストが抑えられる 短期間で導入が可能 システムの安定性が高く、基本的な機能が充実している	カスタマイズ性が低く、自社の業務に完全に適応できない場合がある パッケージに合わせた業務プロセスの変更が必要になる場合がある パッケージ製品に依存するため、機能追加や修正の柔軟性が乏しい

【作り方③】自社(個人)で開発する

自社での開発は、社内のITリソースが豊富でエンジニアが揃っている企業に適した方法です。自社で開発することで、完全にオーダーメイドのシステムを構築でき、自社の業務に最適化した設計が可能です。

ただし、自社開発には多大な労力と時間が必要で、システム開発のスキルやノウハウも求められます。開発スキルが不十分な場合、メンテナンスや拡張に支障をきたすこともあるため、事前の計画が非常に重要です。

メリット	デメリット
完全に自社の業務フローに合わせたシステムを構築できる カスタマイズの自由度が高い 開発後の運用や拡張が柔軟に行える	初期費用と開発期間がかかる システム開発スキルやノウハウが必要 開発チームのリソースを大きく消費するため、他業務への影響が出る場合がある

開発できる3種類の社内システム

【種類①】データベース

データベースは、情報を一元的に管理し、迅速にアクセスできるようにするシステムです。企業内で必要なデータを整理し、管理するための基盤として機能し、業務効率の向上や情報の共有を支援します。データベースには、顧客情報や在庫データ、プロジェクトの進捗状況、製品情報など、さまざまなデータを集約できます。

データベース導入のメリット

• 情報の一元管理: 部署ごとにバラバラに管理されているデータを1か所に集約し、全社員が同じ情報にアクセスできるようにします。これにより、データの重複や不整合が減り、管理が効率化されます。
• 迅速なデータアクセス: 必要なデータをすぐに検索・取得できるため、業務のスピードが向上します。例えば、営業担当者が顧客情報を即座に取得し、対応に役立てることができます。
• セキュリティ強化: データベースではアクセス権限を設定できるため、重要なデータを特定の人のみが閲覧・編集できるようにし、情報漏洩リスクを軽減できます。

データベース導入の注意点

• データの更新とメンテナンスが必要: データベースの情報は常に最新である必要があるため、定期的な更新とメンテナンスが不可欠です。古いデータが残っていると、誤った情報に基づく意思決定が行われるリスクがあります。
• 管理体制の整備: データベースの適切な運用には、データ入力ルールの統一や管理責任者の配置など、社内の管理体制が重要です。ガバナンスが不十分だとデータの信頼性が低下します。

データベースの具体的な活用例

• 顧客管理データベース: 顧客の基本情報や取引履歴を一元管理し、営業活動に活用します。
• 在庫管理データベース: 在庫の状況をリアルタイムで把握し、仕入れや販売のタイミングを適切にコントロールします。
• プロジェクト管理データベース: プロジェクトの進捗状況や関連資料を集約し、チーム全体で情報を共有します。

【種類②】CRM（Customer Relationship Management）

CRMは、顧客関係管理のためのシステムであり、主に顧客情報を管理し、営業活動やマーケティング活動の効率化を図ることを目的としています。顧客とのやり取りや購入履歴、問い合わせ履歴などを一元的に管理することで、顧客に対してよりパーソナライズされた対応が可能になります。

CRM導入のメリット

• 顧客のニーズ把握: 顧客とのやり取りや過去の購入履歴をもとに、顧客のニーズや関心を理解しやすくなります。これにより、営業担当者が適切なタイミングで適切な提案を行うことが可能です。
• 顧客満足度の向上: CRMによってパーソナライズされた対応が実現し、顧客にとって価値のある体験を提供できるため、顧客満足度が向上します。長期的な関係構築に貢献し、リピーターの増加が期待できます。
• 営業活動の効率化: 顧客情報を一元管理することで、営業チーム間での情報共有がスムーズになり、無駄な作業を減らせます。また、営業活動の進捗管理もできるため、各メンバーのパフォーマンスを把握しやすくなります。

CRM導入の注意点

• データ入力の負担: CRMは顧客データを蓄積することが前提のため、営業担当者が日々のデータを入力する必要があります。この作業が煩雑だとシステムが敬遠されることがあるため、できるだけ入力を簡略化する工夫が必要です。
• データの正確性: 入力されたデータが正確でないと、CRMが正しく機能しません。顧客情報の管理ルールを明確にし、定期的なデータのチェックを行うことが求められます。

CRMの具体的な活用例

• 顧客リストのセグメント化: 顧客のニーズや購入履歴に基づいて顧客リストをセグメント分けし、マーケティングキャンペーンを効率的に実施します。
• フォローアップ活動の自動化: 営業活動のフォローアップやメール通知を自動化し、顧客対応の漏れを防ぎます。
• リード管理: 見込み客（リード）の情報を管理し、営業チームが適切なアプローチを行えるよう支援します。

【種類③】ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と可視化を支援するシステムです。特に、社内の承認フローや報告業務、タスクの割り当てなどを一元管理し、業務の進捗をリアルタイムで把握できるようにすることで、効率的な業務遂行が可能になります。

ワークフローシステム導入のメリット

• 業務の効率化とペーパーレス化: 承認や申請手続きをシステム上で完結できるため、紙ベースの書類が不要になり、作業のスピードアップが図れます。特に、リモートワーク時にも業務を止めることなく進められます。
• 業務プロセスの透明性向上: 誰がどの段階で業務を進めているかが一目でわかるため、担当者の状況や進捗が明確になります。これにより、業務の滞留を防ぎ、業務の透明性が向上します。
• コミュニケーションの円滑化: タスクの担当者や進行状況が可視化されることで、チーム間での情報共有がスムーズになります。担当者が不在でも業務の状況が把握できるため、フォローアップがしやすくなります。

ワークフローシステム導入の注意点

• 業務プロセスの事前整理が必要: ワークフローシステムを効果的に活用するには、導入前に業務プロセスを整理し、最適なフローを定義する必要があります。プロセスが複雑すぎると、システムが煩雑になり、かえって効率が低下する可能性があります。
• 変更に対する柔軟性の確保: ワークフローシステムは導入後の業務プロセスに大きく影響を与えるため、組織変更や業務プロセスの変更に伴って柔軟に対応できるシステム設計が重要です。

ワークフローシステムの具体的な活用例

• 承認プロセスの効率化: 経費精算や休暇申請などの承認手続きを自動化し、必要な担当者に通知を行うことで承認を迅速化します。
• プロジェクト管理: プロジェクトごとにタスクを分割し、進捗状況をリアルタイムで確認できるようにします。担当者の進行状況が可視化されることで、遅延の発生を未然に防ぎます。
• 品質管理プロセスの管理: 製造業などでは、品質管理のフローをシステム化することで、異常発生時の対応を迅速に行えるようにします。

社内システムを作る際の3つの注意点

【注意点①】操作性が悪いと社内に浸透しない

社内システムの操作性は、システム導入の成否に直結します。たとえば、複雑すぎる操作や理解しにくい画面があると、社員がシステムの利用を敬遠してしまい、期待した効果が得られません。特に、日常業務で頻繁に使用されるシステムであれば、直感的に操作できるデザインや、わかりやすい画面構成が重要です。

操作性を確保するための具体的な対策

1. ユーザー調査を実施する
   システム開発の初期段階で社員の意見や要望を聞き、現場の実際の業務内容や利用シーンに基づいた設計を行います。社員が「使いやすい」と感じるデザインを目指し、フィードバックを取り入れることが大切です。
2. トレーニングやマニュアルを提供する
   操作性が高いシステムでも、初めて使うときには一定の学習が必要です。社内でのトレーニングや操作ガイドの提供により、社員がスムーズに利用を開始できるようサポートします。特に、動画チュートリアルなどのわかりやすい教材を準備すると効果的です。
3. 改善のためのフィードバック体制を整える
   システム導入後も社員から定期的にフィードバックを収集し、必要に応じて改善を行う体制を整えることが重要です。使いにくい点があれば早めに修正し、操作性を向上させていくことで、より広く定着させることができます。

操作性を無視してシステムを導入すると逆効果になるため、必ず使い勝手を意識した開発を行いましょう。シンプルかつ直感的な操作が社員の利用を促進し、システムの浸透に役立ちます。

【注意点②】社内に浸透するのに多大な時間がかかる

新しいシステムを導入すると、社内全体に浸透し、実際に業務に定着するまでには時間がかかることがあります。システムの使い方を覚えるのに戸惑いや混乱が生じることも多く、初期の段階では業務効率が逆に低下する場合もあります。社員がシステムに慣れるまでの期間を考慮し、計画的に導入を進めることが必要です。

浸透をスムーズにするための具体的な対策

1. 事前の教育やトレーニングを実施する
   システム導入前に、社員向けの教育やトレーニングを行い、システムの基本的な使い方を周知させておきます。これにより、導入初期の戸惑いを軽減できます。特に、少人数でのワークショップや実践的なトレーニングが有効です。
2. 導入後のフォローアップを行う
   システム導入後も継続的に社員をサポートするための体制を整えましょう。例えば、ITサポートチームを設けて操作に関する質問を受け付けたり、定期的にサポートすることで社員がシステムに早く慣れるようにします。
3. 段階的な導入で負担を軽減する
   大規模なシステム変更を一度に行うのではなく、段階的に導入することで、社員への負担を軽減できます。たとえば、最初は一部の部署で導入し、問題点を洗い出して改善した後に全社展開するなどの方法が有効です。

システムの定着には時間がかかることを想定し、社員が無理なくシステムを使いこなせるように段階的に浸透させていくことが大切です。また、社内にシステムの利便性を啓蒙し、導入の意義を社員全体に共有することも重要です。

【注意点③】社内のITリテラシーに配慮した設計が必須

社内にはITスキルが高い社員と、あまりITに慣れていない社員が混在しています。そのため、すべての社員が使いやすい設計にすることが不可欠です。特にITリテラシーが低い社員が多い企業では、難易度の高いシステムは敬遠されがちで、活用されにくくなります。使いにくいシステムは社員の負担となり、せっかく導入したシステムが放置される原因にもなります。

ITリテラシーに配慮した設計の具体的なポイント

1. デザインをシンプルにする
   社員のITリテラシーに応じたシンプルなデザインを心がけましょう。たとえば、ボタンやメニューを分かりやすく配置し、画面上の情報量を適度に抑えることで、直感的に操作できるようにします。
2. 分かりやすい説明やガイドを設ける
   システムの画面に使い方の説明を表示する、あるいはチュートリアルを設けるなどして、社員が操作に迷わないようにします。
3. ITスキルに応じたトレーニングを提供する
   ITリテラシーに差がある場合は、スキルレベルに応じて異なるトレーニングを実施することも有効です。初心者向けの基礎講座と、ITリテラシーが高い社員向けの応用講座を用意し、それぞれが必要とするサポートを受けられるようにしましょう。
4. 社員のフィードバックを定期的に収集し改善を行う
   システムの使い勝手について、社員からフィードバックを収集し、必要に応じて改善を行うことが大切です。ITリテラシーの低い社員でも使いやすいシステムにするために、定期的な改善を行い、システムが社員にとって親しみやすいものとなるようにします。

複雑すぎる設計は避け、全社員が使いやすいシステムに仕上げることが重要です。システムの導入目的を果たすためには、全社員が問題なく使用できる状態を維持することが求められます。

社内システム開発の流れ9ステップ

社内システム開発の9つの流れ/手順は以下の通りです。

①企画立案	開発したいシステムのコンセプトを明確にする
②開発会社の選定	複数の企業から相見積もりを取り、最適な企業を選定する
③要件定義	システムに求められる機能や仕様を詳細に設定する
④外部設計	画面レイアウトやデザインを綿密に策定する
⑤内部設計	詳細なシステム設計を行う
⑥開発	機能を実装する
⑦テスト	不具合の修正を行う
⑧リリース	開発したシステムに移行する
⑨保守・運用	バグ修正や機能追加を行う

社内システムを含む開発の流れについて詳しく知りたい方は、システム開発の9つの流れ/手順、会社の選び方まで完全解説をご覧ください。

社内システムを開発会社に依頼した際にかかる費用・期間

開発費用

開発の目的	ノーコード	フルスクラッチ
最低限の機能のみ	50〜150万円	300〜500万円 ※非推奨
基本的な機能のみ	150〜350万円	500〜1,400万円 ※非推奨
複雑・細かな機能まで	350〜650万円	1,400〜2,800万円
非常に複雑な機能も実装	※非推奨	2,800万円〜

また、以下の開発費用シミュレーターを使うと、1分で概算費用を見積もりできるので、ぜひご利用ください。

※個人情報の入力なし

開発期間

開発の目的	ノーコード	フルスクラッチ
最低限の機能のみ	1〜2ヶ月	2〜5ヶ月 ※非推奨
基本的な機能のみ	2〜3ヶ月	5〜8ヶ月 ※非推奨
複雑・細かな機能まで	3〜7ヶ月	8〜10ヶ月
非常に複雑な機能も実装	※非推奨	10ヶ月以上

»関連記事：開発にかかる期間・スケジュール、短縮する方法まで完全解説

社内システムの開発費用を安く抑える3つの方法

【方法①】ノーコード開発を利用する

先にも述べたように、ノーコード開発ツールを利用することが最も効果的です。

ノーコード開発により、開発費用を50%以上削減できるため非常におすすめです。

»関連記事：【早見表つき】ノーコード開発にかかる費用は？相場や1分で見積もり・シミュレーションする方法まで徹底解説！

【方法②】補助金を利用する

補助金制度を利用すると、通常の開発費用を平均で約3分の2に抑えることが可能です。

さらに、ノーコード開発と補助金制度を組み合わせることで開発コストを約80%削減できる可能性があります。こうした理由から、ノーコード開発と補助金の活用は非常に有効な選択肢と言えるでしょう。

また、弊社が開発した「開発費用シミュレーター」をご利用いただければ、補助金を活用する場合の概算費用を1分で見積もることができます。ぜひお試しください。

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【方法③】開発する機能を絞り込む

ノーコード開発の場合、1つの機能の実装に10万円以上の費用がかかりますが、フルスクラッチ開発では20万円以上の費用が必要となります。

しかし、事前に必要な機能を適切に絞り込むことで、顧客価値を損なうことなく大幅なコスト削減が可能です。そこで、以下の基準に従って必要な機能を選定することをおすすめします。

社内システム開発会社を選ぶ際に重視すべき5つのポイント

【ポイント①】信頼できる実績があるか

社内システムの開発会社を選ぶ際は、過去の実績を徹底的に確認することが非常に重要です。

社内システムでは、「操作性」と「デザイン」が特に重要です。そのため、技術力の低い会社に依頼すると、期待に応えるシステムの開発が難しくなり、成功が遠のく可能性があります。

信頼性が高く、豊富な実績を持つ会社を選ぶことで、高品質なシステムの提供を期待できるでしょう。

【ポイント②】ブログやSNS、YouTubeで有益な発信がされているか

システム開発に関する情報を積極的に発信しているかどうかも、企業を選ぶ際の重要なポイントです。私の個人的な経験から言えば、有益な情報を提供している企業のサービスを利用する場合、問題が発生する頻度が比較的少ないと感じています。

企業の発信している情報を確認し、「この企業は信頼できそうだ」「自社に適している」と感じられる場合は、その企業に問い合わせをしてみることをおすすめします。

【ポイント③】問い合わせた際の対応が丁寧か

社内システムの開発をスムーズに進めるためには、質問への丁寧な対応とヒアリングを重視する企業を選ぶことが大切です。

システム開発は詳細なコミュニケーションを通じた協力作業であり、不十分なコミュニケーションは重大な問題を招く恐れがあります。

そのため、企業に最初に連絡を取る際には、対応の丁寧さを確認し、コミュニケーションに問題がないかを入念にチェックしましょう。スムーズな開発には、開発企業とのコミュニケーション力が不可欠です。

開発企業の質問対応の丁寧さと、ヒアリングに真摯に取り組む姿勢を見極めることが、最適なパートナー選定につながります。

【ポイント④】サポート体制は十分か

社内システム開発会社の選定に当たっては、提供されるサポートサービスの内容にも注目することが重要です。充実したサポート体制がある企業を選ぶことで、問題発生時にも迅速かつ適切な対応が期待できます。

システム開発の過程では、避けられないトラブルに備え、自社に必要なサポート内容を事前に把握しておくことが肝心です。

開発パートナー企業のサポート体制の充実度は、プロジェクトの成功に大きな影響を及ぼします。トラブルへの迅速な対応が可能な企業を選択することで、開発を円滑に進めることができます。開発前から自社のニーズを明確にし、それに合ったサポートが受けられる企業を見極めることが重要です。

【ポイント⑤】自社特有の課題を踏まえて提案してくれるか

サービス開発を成功させるためには、自社の特有の課題に合った提案をしてくれる企業を選ぶことが非常に重要です。ただ単にサービスを開発するだけでは、市場のニーズに合わない不十分な製品を生み出す可能性があります。

したがって、開発だけでなく、サービス開発の核心となるアイデアの検討にも積極的に協力してくれる企業を選ぶことが望ましいです。

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Walkersでは成果が実証されたノウハウをもとに、事業を成功に導くためのシステム開発支援を行っています。ノーコードでもフルスクラッチでも支援を行っているので、開発でお悩みがある方はお気軽にご相談下さい。

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